Mit EXCEL DTAUS-Datei für Lastschriften bzw. Access erstellen

Inhalt:

Problemstellung

Die Mitgliederverwaltung bei einem Verein basiert auf einer einfachen Excel-Tabelle oder einer Access-Datenbank, was jedoch den Anforderungen vollständig genügt. Der Beitragseinzug über Lastschriftverfahren ist jedoch noch etwas zu aufwendig, da entweder jährlich Lastschrift-Einzugsbelege gedruckt oder die Daten in ein eigenes Programm der Bank importiert werden müssen. Da das Bank-Programm nun wiederum spezielle Datenfelder für den Verein nicht unterstützt, ist eine doppelte Datenführung nötig, bzw. es muss ein zusätzliches Vereins-Verwaltungsprogramm mit Lastschrift-Funktion angeschafft werden.

Lösung

Im Jahr 2002 habe ich ein VBA-Makro in einer separaten Excel-Datei geschrieben, das auf Knopfdruck die Bank-Verbindungen der Vereins-Mitglieder ausliest und eine sogenannte DTAUS0-Datei erzeugt, welche per Diskette bei der Bank abgegeben oder direkt über Programme zum Online-Banking (z.B. StarMoney^® oder SFirm^® der Sparkasse) per DFÜ zum Zentralrechner der Bank als Sammellastschrift übermittelt werden kann.

Das Makro ist so flexibel, dass mit wenig Änderungen der gelben Felder auf dem Eingabeblatt aus jeder beliebigen externen Excel-Liste mit Bankverbindungsdaten und Betrag-Feld die gewünschte DTAUS-Datei mit Beizettel und Sammelliste erstellt werden kann. Über ein zusätzliches, externes Makro kann das Programm auch von eigenen Access- oder Excel-Anwendungen aus aufgerufen werden (s. FAQ). Inzwischen habe ich das Programm auch für OpenOffice Calc angepasst.

Mit der umfangreicheren, erweiterten Version des Programmes lassen sich neben Lastschriften auch Sammelüberweisung in Form einer DTAUS-Datei erzeugen. Der erweiterte Funktionsumfang wird ebenfalls in der FAQ beschrieben.

Programm zum Download

Jeder, der ein ähnliches Problem hat, kann sich hier meine DTAUS/VBA Shareware-Lösung als Excel (2000/XP/2003/2007)-File kostenlos herunterladen (den Link mit rechter Maus-Taste anklicken und "Ziel speichern unter" wählen).

Beide Dateien ('ex-dtaus.xls' und Ihre Datenbank bzw. die Demo-Datenbank 'Mitglieder.xls' für erste Versuche) müssen in Excel geöffnet und im gleichen Verzeichnis gespeichert sein. Der erste auszulesende Datensatz muss bei der einfachen Version in Zeile 2 beginnen. Das Programm wurde auf allen aktuellen Excel-Versionen von 2000 bis 2007 gestestet. Es wird natürlich vorrausgesetzt, dass die Ausführung von Excel-Makros in Excel erlaubt worden ist. Sollte es dennoch Probleme geben (obwohl sie die Anleitung vollständig gelesen haben und auch über das FAQ nicht weiterkommen), so können Sie sich jederzeit an mich wenden. Die Zeitersparnis bei Anwendung dieses Tools ist einfach enorm, also viel Spaß beim Testen.

Ex-dtaus ist extrem flexibel. Selbst wenn Sie alles in einer Datei haben wollen (Daten und Programm), so ist unter anderem auch dafür eine Lösung in den FAQ zu finden.

oo-dtaus

Unter OpenOffice läuft der Code von Ex-dtaus leider nicht, da das OO-Basic 100% inkompatibel zu VBA ist. Aber ich habe es inzwischen angepasst, so dass es nun auch ein oo-dtaus.ods V 1.00.09 bzw. V 1.10.00 mit BLZ-Check für oo-Calc gibt. Dabei musste ich leider auch feststellen, dass die Qualität von oo-Basic sehr zu wünschen übrig lässt. Aber es funktioniert nun wie die drei Excel-Versionen.

Das Open-Office Programm ist wie die entsprechende Excel-Version über das Bestellformular zu bestellen, lediglich die gewünschte Version anwählen. Sie erhalten selbstverständlich 2 Jahre kostenlos alle Updates, welche in der Versionsliste aufgeführt sind.

Überprüfung der Daten auf Plausibilität

Prüfen Sie Ihre Daten auf Plausibilität! Wenn dies nicht Ihr Onlinebanking-Programm übernimmt, so können Sie die Bankleitzahlen und Kontonummern über die erzeugte DTAUS0-Datei sofort bei Xpecto online über eine sichere https-Verbindung auf den Inhalt und deren Gültigkeit prüfen lassen. So fallen Zahlendreher oder ungültige Bankleitzahlen schon vor dem Lastschrifteinzug auf. Dieser externe Service verwendet immer die aktuellen Listen der Bundesbank, so dass für Sie keine Kosten für Softwareaktualisierungen o.ä. anfallen.

Ab XP wurde in Excel ein Virenschutz implementiert, welcher zu Problemen bei Excel-Makros führt. Sollte das Programm nicht laufen, so ist gemäß der Infobox die Sicherheitseinstellung von hoch auf mittel zu setzen. Bei Fehlermeldung 53 oder 54 kann auch ein VBA-Echtzeitschutz für Makros die Ursache sein.

Selbstverständlich freue ich mich immer über ein Feedback zum Programm und ich helfe Ihnen gerne bei einer Anpassung des Programmes an Ihre individuelle Lösung. Aber vielleicht ist Ihr Problem bereits in den FAQ schon behandelt.

Freischaltung

Nichts ist natürlich umsonst, vor allem der Support bei Anfragen kostet mich viel Zeit. Gegen eine kleine Spende (= eine Maß Oktoberfest-Bier mit Breze, aber selbst das scheint ja einigen zu viel zu sein ) verrate ich Ihnen gerne, wie man die integrierte Beschränkung (sieben Datensätze) eliminiert. Danach können bis zu 30.000 Datensätze verarbeitet werden, sofern dies Ihre Bank zuläßt.
Von gewerblichen Nutzern lasse ich mich dagegen gerne für einen Abend freihalten. Noch Fragen? Einfach im Bestellformular eine kurze Notiz, dann kann ich dies jederzeit berücksichtigen.

Erweiterte Version

Wer auf den Geschmack gekommen ist, dem kann ich nur die erweiterte Version empfehlen. So kann mit dieser der Verwendungszweck individuell entweder aus zwei verschiedenen Verwendungszweck-Spalten übernommen oder wahlweise mit einem Festtext belegt werden. Der zweite Verwendungszweck kann nun bis zu 324 Zeichen fassen und das Programm erstellt zusätzlich Sammelüberweisungen oder kann für Lastschriften von EC-Karten verwendet werden. Auch lässt sich das Programm im Gegensatz zur einfachen Version beliebig umbenennen. Die Funktionalität wird laufend erweitert. Wenn Sie Wünsche haben, einfach kurz per eMail melden. Ich werde dann überprüfen, ob sich Ihr Wunsch, gegebenenfalls über einen kleinen Aufpreis, integrieren lässt.

Garantiert umsonst gibt es dagegen die DTAUS-Datenformat-Beschreibung als Broschüre bei Ihrer Bank oder Sparkasse zum Erstellen eigener Programme. Der Programmieraufwand inklusive der erforderlichen Sicherheitsabfragen ist aber nicht unerheblich.

Noch ein Hinweis zur Sicherheit: Das Programm frägt niemals nach einer PIN oder TAN, da ja nur eine Dtaus-Datei erstellt und kein Buchungsvorgang ausgeführt wird. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich auch, die Windows und Office-Updates regelmäßig auszuführen. Am sichersten ist natürlich immer ein Rechner, der nicht zum Surfen im Internet verwendet wird.

An einer Erweiterung von EX-DTAUS für das SEPA-Format arbeite ich zur Zeit und kann somit bald ex-sepa vorstellen. Momentan gibt es aber noch keinen Termin, ab wann die heutige DTAUS-Lastschrift abgeschafft wird. Zudem macht sie eigentlich nur bei länderübergreifendem Zahlungsverkehr Sinn.

Weitere Programme

• Automatische Erzeugung der unglücklich gestalteten Meldelisten des BLSV für bayrische Sportvereine aus Excel-Dateien.
• Andere Programme folgen...

Links zum Thema Überweisung etc.

• Neues Risiko bei Online-Überweisungen
• SEPA (Telepolis)

Die nächste Weltwirtschaftskrise steht unmittelbar bevor. Wenn 2008, spätestens 2010 die Globalisierungsblase platzt, steigt die Inflation auf zweistellige Raten, Konsum und Wirtschaft brechen ein. Zu kaufen gibt es nur noch europäische Waren, und noch mehr Menschen verlieren ihre Jobs, während die Mieten für Wohnraum auf Quadratmeterpreise von 20 oder 30 Euro steigen. Dieses Szenario des kommenden Crashs zeichnet Max Otte. Der Wirtschaftsprofessor erklärt, warum das Ringen zwischen den USA und China um die weltwirtschaftliche Dominanz direkt in die globale Krise führt und mit welchen ökonomischen Überlebensstrategien sich jeder von uns wappnen sollte. "Der Crash kommt" von Max Otte für 18,00 Euro versandkostenfrei bei Amazon zu beziehen.

Excel® und Windows® sind eingetragene Warenzeichen der Firma Microsoft.